06 - 280 401 83

Friese Jongens erg blij met hulp van Office2Organize

Hij geeft het ruiterlijk toe: hij ergerde zich aan de ‘zooi’ op kantoor, aan de inefficiëntie die het teweeg bracht, aan de tijd die verloren ging met zoeken. Beziggehouden door de waan van de dag, dacht Johan de Jong (o.a. directeur/eigenaar van uitzendbureau Friese Jongens in Leeuwarden) steeds opnieuw: ‘Dat komt nog wel’. Maar uitstel betekende keer op keer afstel. Totdat hij bij toeval Elise van Heerde van Office2Organize tegen het lijf liep. Toen was eindelijk het moment dat ‘komt nog wel’ heet, daar.

Door Alex de Jong @ Attest Communicatie

‘Elise hielp ons voortvarend om zowel fysiek als digitaal flink te gaan opruimen’, klinkt het enthousiast. De boodschap tussen de regels is onmiskenbaar: dat hadden we eerder moeten doen. ‘We hebben dankzij Elise een gigantische efficiencyslag gemaakt. We kunnen nu weer in 60% van de tijd doen waar we eerder honderd procent van onze tijd mee bezig waren.’ De kosten van een externe professional organizer heeft hij daarmee allang dubbel en dwars terugverdiend!

TradeXchange
Johan is lid van TradeXchange, een virtuele markt waarbij ondernemers onderling diensten uitwisselen in ruil voor zogenoemde Trade euro’s; een virtuele munteenheid. De directeur/eigenaar van Friese Jongens had nog een fiks aantal van deze euro’s in de kast liggen toen hij Elise als nieuw lid voorbij zag komen. ‘Toen was de link snel gelegd’, herinnert hij zich. ‘Voorheen dacht ik steeds opnieuw: dat fysieke en digitale opruimen doen we wel even in de ‘verloren uurtjes’, dat komt nog wel, maar het kwam er natuurlijk nooit van.’ De kennismaking met Elise voelde goed en dus werd de professional organizer ‘ingevlogen’ om in Leeuwarden orde op zaken te stellen.

Kantoor slibde dicht
Door de jaren heen bestiert Johan nu een drietal bedrijven vanuit een tweetal kantoren in de Friese hoofdstad. Het personeel – inmiddels een stuk of tien – houdt zich voor een deel met meerdere bedrijven bezig. Hierdoor lopen werkzaamheden en -processen door elkaar. ‘Op een gegeven moment zie je wel dat dingen minder efficiënt verlopen, wil je daar als ondernemer wel wat aan doen, maar komt het er niet van.’ De hulp van Elise, een organizer met naar zijn zeggen ‘een goede hands on mentaliteit’, hielp enorm. ‘Zij zorgde ervoor dat we weer grip kregen op onze planning en efficiency. Het gaf ons rust en bewustwording van bepaalde processen, gaf ons meer structuur’, zo stelt Johan. ‘Want laten we eerlijk zijn: ons kantoor slibde langzaam dicht.’

Met de billen bloot
Waarom dan zo lang wachten? ‘Als ondernemer ben je vooral bezig met het binnenhalen van opdrachten en omzet; met het bedienen van je klanten, met de waan van de dag. Je gunt je de tijd niet om even stil te staan en de boel op te ruimen, te stroomlijnen…’ erkent Johan. ‘Dus denk je al snel: dat opruimen, dat komt nog wel. Hoe moeilijk kan dat nu eigenlijk zijn? Of: we hebben personeel in dienst, dus die doen het wel even…’ Natuurlijk gebeurde dat nooit. En nu, nu de Friese Jongens Elise hadden ingehuurd, moesten ze wel met de billen bloot. ‘Heel eerlijk: ook toen was het nog wel een hele uitdaging om hiervoor even een dagdeel vrij te nemen.’ Inmiddels is hij enorm blij dat hij het heeft gedaan.

Rust, ruimte en overzicht
‘Het is vooral erg fijn voor het personeel. Opschonen van bestanden, het stroomlijnen van werkprocessen… het was allemaal heel erg nodig. Het geeft rust, structuur, overzicht.’ Waar hij vroeger dacht dat een stagiair dit wel kon doen, weet hij inmiddels dat een professionele opruimcoach een grote toegevoegde waarde heeft. Hij is dan ook erg blij dat hij Elise heeft leren kennen en het ook daadwerkelijk aandurfde om haar in huis te halen. ‘Dat was nog wel even een dingetje. Ik ben zelf heel erg chaotisch, dus eigenlijk had ik vooral zelf haar hulp heel erg hard nodig.’

Drempel over
Johan moest dus wel even een drempel over. Net als zijn werknemers, zo blijkt. ‘Er was eerst toch wel eerst wat weerstand bij onze mensen. Daar moest Elise nog wel even doorheen drukken’, weet hij. ‘Iedereen heeft het idee het allemaal wel zelf te kunnen. Daar heb je toch niemand anders voor nodig?!’ Maar nadat Elise twee keer langs was geweest, was de aanvankelijke aversie omgeslagen in blijdschap, in bewustwording. ‘Elise gaf ons het juiste duwtje’, vertelt hij euforisch. ‘Natuurlijk vertelde ze ons ook dingen die we eigenlijk allang wisten, maar het is goed wanneer een ander je daarop wijst en bij de hand neemt, die je tools geeft om dat op een juiste wijze te doen.’ Open deuren, of niet, Johan is blij met de inzichten die Elise hem en zijn medewerkers heeft gegeven. ‘We hebben haar begeleiding als zeer prettig ervaren.’

‘Teringbende’
De gestroomlijnde processen en de efficiëntere bedrijfsvoering heeft hem veel opgeleverd. ‘Het gaf bewustwording binnen de organisatie. Veel rust en overzicht, want echt, het was hier een teringbende, dat durf ik wel toe te geven’, lacht hij. Voor hem en zijn tien medewerkers is het beduidend minder stressvol dan voorheen. ‘We hebben intern de rust gevonden. Het is hier fijner werken dan voorheen.’ Dat is allemaal winst, zo stelt hij.

Naast het uitzendbureau Friese jongens, heeft Johan de Jong ook nog BKC schoonmaakbedrijf en een startup in mineralen; Health caps. ‘Elise heeft hier veel goed werk geleverd. Denk aan het indelen van de kastruimte, het verwerken van digitale bestanden, outlook beter indelen… ook dacht ze mee met het indelen van de voorraden van Healthcaps. Zonder overdrijven: ‘We doen nu in 60% van de tijd waar we voorheen honderd procent van de tijd voor nodig hadden.’ Kortom: in financiële zin heeft deze investering zich allang weer terugverdiend. En ook dat is voor een ondernemer natuurlijk een prettige bijkomstigheid.

Meer over Friese Jongens
Friese Jongens biedt 120 tot 150 mensen dagelijks werk, met name gericht op de bouw en op (laaggeschoold) productiewerk. ‘We verzorgen veel re-integratietrajecten, proefplaatsingen met behoud van uitkering om mensen uiteindelijk, via MVO-trajecten, weer naar betaald werk te begeleiden.’ Natuurlijk is, gezien de vestiging in de hoofdstad van deze provincie, Friesland een belangrijk werkgebied, maar: ‘dagelijks gaan er zeker veertig tot zestig man in busjes naar Amsterdam. We hebben mensen aan het werk in de Amsterdamse haven, maar ook op Schiphol. Dan moet je o.a. denken aan stuwadoors.’ Ook komen mensen vanuit de reclassering bij Friese Jongens.